Jak stworzyć prosty harmonogram treści na 30 dni? Przewodnik dla zapracowanego przedsiębiorcy

Kiedy ostatnio próbowałeś zrobić harmonogram treści? Ile kolumn miał ten Excel? Ile dni przeżył, zanim przestałeś z niego korzystać?

Bo większość małych firm ma dokładnie ten sam scenariusz. Jak przychodzi koniec roku albo kwartału, to mają postanowienia: Od przyszłego miesiąca zaczynam publikować regularnie. Otwierasz Excel. Tworzysz kolumny: Data, Temat, Platforma, Format, Hashtagi, CTA, Status, Osoba odpowiedzialna. 90 wierszy do przodu. Trzy godziny później arkusz gotowy. Wygląda profesjonalnie. Wygląda jak strategia dużej agencji.

A tydzień później nie pamiętasz gdzie go zapisałeś…

I nie publikujesz. LinkedIn? Ostatni post trzy tygodnie temu. Jeszcze wcześniejszy miesiąc. Bo Excel z 90 wierszami nie jest narzędziem robocze. To jest zabawa w planowanie.

Dlaczego większość harmonogramów umiera po tygodniu

Widziałem już kilkadziesiąt prób. Excel z 20 kolumnami. Notion z widokami jak w NASA. Trello we wszystkich kolorach tęczy. I wszystkie mają ten sam problem.

Za dużo pracy na starcie, za mało użycia w praktyce.

Typowy przedsiębiorca poświęca 5-8 godzin na stworzenie perfekcyjnego systemu. I zero godzin na korzystanie z niego, bo jest zbyt skomplikowany.

Otwierasz plik. Widzisz 15 kolumn. Nie wiesz od czego zacząć. Zamykasz z intencją, że zrobisz to jutro. A jutro masz spotkanie. Pojutrze deadline. Za tydzień zapominasz, że coś takiego jak planer treści w ogóle istniało.

Drugi problem to planowanie na 90 dni do przodu. Brzmi ambitnie. W praktyce połowa tematów traci sens po tygodniu. Produkt, który miałeś promować w dniu 45 jeszcze nie jest gotowy. Temat z tygodnia 7 stał się nieaktualny, bo konkurencja wyszła z nową ofertą. Współpraca o której miałeś pisać w miesiącu trzecim się nie powiodła. I co teraz? Przepisujesz 90 wierszy? To kolejne 4 godziny pracy. Ludzie rezygnują. Excel wraca do folderu „Stare plany marketingowe 2023-2025″.

Trzeci problem to brak pierwszych pięciu tematów. Dzień 1: mam pomysł. Dzień 2: też OK. Dzień 3: jeszcze coś wymyślę. Dzień 4: … Dzień 5: … Dzień 6: „Nie wiem o czym pisać.” I to koniec. Harmonogram bez tematów to tylko pusty kalendarz. Możesz mieć 50 kolumn w excelu, ale jak nie masz o czym pisać, to po prostu nie publikujesz.

I jeszcze jedno. Większość harmonogramów nie ma prostego statusu realizacji. Nie wiesz co jest pomysłem, co piszesz, co czeka na publikację, co już jest live. Wszystko wygląda tak samo. Więc za każdym razem jak otwierasz plik, musisz przypominać sobie gdzie skończyłeś. To frustrujące.

Harmonogram który działa musi być prosty, szybki i praktyczny. Taki, że otwierasz go w poniedziałek rano, widzisz temat, piszesz, zamykasz. Koniec. Nie spędzasz 20 minut na przypominaniu sobie „jak to działało”.

Proces który stosuję: 30 dni w 2 godziny

Nie tworzę skomplikowanych systemów. Tworzę narzędzia robocze. Takie, które działają przez wiele miesięcy, a nie tylko przez tydzień.

Zaczynam od trzech kategorii tematów. Nie nazywam ich filarami strategii. Nie buduję pod nie osobnych dokumentów. To po prostu trzy typy treści: wiedza, sprzedaż, firma. Wiedza to edukacja – wyjaśniasz jak coś działa, pokazujesz proces, dzielisz się obserwacją. Sprzedaż to oferta – mówisz co sprzedajesz, ile kosztuje, dla kogo, pokazujesz swoich klientów. Firma to kulisy – pokazujesz realizacje, ludzi, procesy.

Przykłady?

Firma szkoleniowa:

wiedza → porady dla menedżerów,

sprzedaż → oferta warsztatów,

firma → historie uczestników.

Zakład fryzjerski:

wiedza → jak dbać o włosy,

sprzedaż → promocje,

firma → transformacje przed/po.

Biuro rachunkowe:

wiedza → zmiany w przepisach,

sprzedaż → pakiety współpracy,

firma → rozwiązane problemy klientów.

Mógłbym tak jeszcze długo, ale chyba zaczynasz już dostrzegać schemat, jak działają te kategorie?

Potem ustalasz rytm publikacji. Nie ile CHCESZ publikować, ale ile MOŻESZ.

• Jeśli masz 2-3 godziny tygodniowo będą to 2 posty tygodniowo; 8 miesięcznie.
• Jeśli masz 4-5 godzin → 3 posty tygodniowo; 12 miesięcznie.
• Jeśli masz 6+ godzin → 4 posty, ale to już praca pełnoetatowa.

Dla większości małych firm ustawiam 2 posty tygodniowo. To minimum żeby być widocznym. Ale maksimum dla przedsiębiorcy, który prowadzi firmę sam.

Teraz rozkładasz kategorie na miesiąc. Dla 8 postów na przykład: Tydzień 1 = Wiedza + Firma. Tydzień 2 = Wiedza + Sprzedaż. Tydzień 3 = Wiedza + Firma. Tydzień 4 = Wiedza + Sprzedaż.

Proporcje: wiedza 50%, sprzedaż 25%, firma 25%. Ta struktura działa dla 90% branż. Może wydawać się, że za dużo tu edukacji, a za mało sprzedaży. Ale ludzie nie kupują od firm, które tylko sprzedają. Kupują od tych, które uczą, pokazują proces, budują zaufanie.

Budujesz bazę w Notion. Nie potrzebujesz 15 widoków. Cztery kolumny na początek wystarczą: Temat, Data publikacji, Status, Typ treści.

Statusy, które stosuję w swoich planerach: Pomysł 💡 (jest temat, nie ma treści), W trakcie (piszesz), Przegląd (czeka na sprawdzenie), Zaplanowany (wrzucone do narzędzia), Opublikowane ✨ (live). Typ treści: edukacyjna, sprzedażowa, personalna, informacyjna. To wszystko. Później możesz dodać kolumny na linki, statystyki, wyświetlenia. Ale na start? Cztery kolumny. 15 minut pracy i harmonogram gotowy.

I teraz najtrudniejsza część: wygenerowanie pierwszych dziesięciu tematów. Tu większość ludzi się gubi bo nie wiedzą o czym pisać. A tematy są wszędzie. Pytania, które zadają ci klienci. Projekty, które zrobiłeś ostatnio. Błędy, które widzisz u odbiorców. Pakiety, które sprzedajesz.

Otworzyłeś ostatnie 15 rozmów mailowych? Ile pytań tam znalazłeś? Każde pytanie to potencjalny temat.

Jak zmotywować zespół zdalny? – temat.

Ile kosztuje szkolenie? – temat.

Czy prowadzicie online? – temat. Piętnaście maili, siedem pytań, siedem postów.

Jakie projekty zrobiłeś w ostatnim miesiącu? Każda realizacja to potencjalnie post o pokazaniu firmy. Szkolenie dla 25 osób – post. Warsztat dla menedżerów – post. Konsultacja indywidualna – post. Trzy realizacje, trzy posty.

Jakie błędy widzisz u swoich odbiorców? Menedżerowie, którzy nie potrafią delegować – temat. Przedsiębiorcy, którzy unikają trudnych rozmów – temat. Właściciele firm, którzy nie dają feedbacku – temat.

Co sprzedajesz? Trzy pakiety usług to trzy posty sprzedażowe. Trzydzieści minut rozmowy ze sobą. Szesnaście tematów. Wystarczy na dwa miesiące przy dwóch postach tygodniowo.

Wpisujesz tematy do Notion. Status: Pomysł 💡. Data: rozłożone na 30 dni. Typ: według kategorii. Harmonogram masz gotowy. Dwie godziny od zera do działającego systemu.

Skąd brać tematy, gdy wydaje ci się że napisałeś już o wszystkim?

Koniec miesiąca. Wszystkie tematy wykorzystane. Tak Ci się wydaje? Otóż nie, nie napisałeś o wszystkim. Zrób tak:

Otwierasz Notion. Widok: posty z ostatniego miesiąca. Sortujesz po wyświetleniach, komentarzach, reakcjach. Top 3 posty pokazują ci dokładnie, o czym ludzie chcą czytać. Post o delegowaniu miał 1427 wyświetleń i 12 komentarzy? Ludzie potrzebują więcej na ten temat. Kolejne tematy: delegowanie vs abdykacja (różnica), co zrobić, gdy zespół mówi „nie mam czasu”, trzy zasady delegowania w małej firmie, jak delegować gdy nie masz komu. Jeden temat generuje cztery nowe posty.

Post o feedbacku zadziałał? No to wyciskamy cytrynę dalej. Feedback pozytywny vs. negatywny. Jak prosić o feedback. Co zrobić gdy pracownik nie przyjmuje feedbacku. Feedback w zespole zdalnym. Znowu cztery posty.

Case study o firmie IT przyciągnęło uwagę? To rób wszystko, żeby mieć niebawem kolejne case study. Z trzech najlepszych postów wygenerowałeś jedenaście nowych tematów. I kolejny miesiąc masz zabezpieczony.

Drugi sposób: sprawdzasz konkurencję. Pięć profili z twojej branży. Nie kopiujesz tematów. Obserwujesz o czym piszą. Widzisz post Jak budować zaufanie w zespole – zapisujesz temat. Napiszesz SWOJE zdanie. Z własnym przykładem. Własnymi liczbami. Nie kopiujesz treści. Reagujesz na temat który rezonuje w branży.

Trzeci sposób: kalendarz marketingowy. Każdy miesiąc ma wydarzenia, które możesz wykorzystać. Luty – Walentynki (temat: dbanie o relacje w zespole). Marzec – Dzień Kobiet (temat: różnice w zarządzaniu). Kwiecień – Wielkanoc (temat: jak ogarnąć urlopy). Listopad -Black Friday (temat: promocja). Każdy miesiąc to potencjalnie dwa-trzy wydarzenia.

Jak powinien wyglądać proces regeneracji tematów:

Analiza statystyk (top 3 posty) → Rozwinięcie każdego tematu (3×4 = 12 postów) → Sprawdzenie maili (nowe pytania klientów) → Obserwacja konkurencji (5 profili) → Kalendarz marketingowy (wydarzenia w kolejnym miesiącu) → Wpis 10 tematów do Notion

Godzina pracy – tematy na kolejny miesiąc już masz.

To nie teoria, to jeden z moich procesów w ramach marketingu zaplanowanego

Rozłóżmy go na czynniki pierwsze.

Ustawienie jednorazowo: określenie kategorii 20 minut, ustalenie rytmu 10 minut, stworzenie bazy Notion 30 minut, pierwsze 10 tematów 30 minut. Razem 90 minut.

Planowanie miesięczne: analiza statystyk 30 minut, generowanie nowych tematów 45 minut, wpis do Notion 15 minut. Razem 90 minut raz w miesiącu.

Pisanie tygodniowe: post pierwszy 40 minut, post drugi 40 minut, wrzucenie do planera 10 minut. Razem 90 minut tygodniowo.

Suma miesięczna: 1,5 godziny na planowanie + 7 godzin na pisanie – to daje 8,5 godziny. Trochę więcej niż 2 godziny tygodniowo.

Dla porównania przedsiębiorca bez harmonogramu:

każdy post 30 minut wymyślanie + 60 minut pisanie razem 90 minut na jeden post.

Dwa posty tygodniowo przez cztery tygodnie to jest 12 godzin miesięcznie. Plus stres. Plus prokrastynacja. Plus „nie wiem o czym mam pisać”. Plus nieregularność, która zabija zasięgi.

Harmonogram nie zajmuje więcej czasu. Zajmuje go inaczej. Zamiast paniki, w poniedziałek rano masz spokój. Otwierasz Notion, widzisz temat, piszesz.

Co możesz zrobić już dzisiaj

Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu. Potrzebujesz 90 minut i czterech kroków.

Krok pierwszy: wybierz trzy kategorie tematów. Wiedza, sprzedaż, firma. Albo inne, jeśli twoja branża tego wymaga. Zapisz je.

Krok drugi: ustal ile postów tygodniowo możesz publikować. Nie ile chcesz. Ile dasz radę mając na uwadze inne Twoje zajęcia. Dwa? Trzy? Cztery? Zapisz.

Krok trzeci: stwórz bazę w Notion. Cztery kolumny: Temat, Data publikacji, Status, Typ treści. Pięć statusów: Pomysł, W trakcie, Przegląd, Zaplanowany, Opublikowane.

Krok czwarty: wygeneruj dziesięć tematów. Pytania od klientów. Ostatnie projekty. Błędy, które widzisz. Pakiety, które sprzedajesz. Wpisz do Notion z datami na 30 dni.

I pierwszy harmonogram gotowy.

Albo zrobisz to dzisiaj. Albo za miesiąc znowu będziesz siedzieć przed pustym ekranem w poniedziałek rano, zastanawiając się „o czym dziś napisać”. I w końcu nie napiszesz, albo zrobisz to za trzy tygodnie. I potem znowu będziesz narzekać że LinkedIn nie działa.

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu harmonogramu dopasowanego do twojej branży? Napisz do mnie.