Jak przygotować firmę na generowanie leadów, zanim wydasz pierwszą złotówkę

Generowanie leadów. Temat, który wraca w każdej rozmowie o marketingu. Kampanie Google Ads, reklamy na Facebooku, pozycjonowanie, content – wszystko kręci się wokół tego, jak przyciągnąć potencjalnych klientów. Ale jest coś, o czym rzadko się mówi…

Co się dzieje, gdy ten lead faktycznie się pojawi?

Badanie CallPage z 2019 roku, przeprowadzone na 2275 polskich firmach z 12 branż, pokazało że ponad 50% zapytań ofertowych pozostaje bez odpowiedzi. Według tego badania na przykład w nieruchomościach ignorowanych jest 60% maili. I choć to badanie ma już kilka lat, branżowe zestawienia z 2024 roku wciąż traktują te liczby jako aktualny punkt odniesienia dla polskiego rynku.

Pracuję z właścicielami małych i średnich firm. Układamy strategie, planujemy działania, rozmawiamy o budżetach. I widzę powtarzający się schemat – przedsiębiorca przychodzi z pytaniem „jak generować więcej leadów?”, a gdy zaczynamy drążyć, okazuje się że problem leży gdzie indziej. Formularz kontaktowy wpada na skrzynkę, którą ktoś sprawdza raz dziennie. Telefon dzwoni, ale właściciel jest u klienta i nie zawsze pamięta, żeby oddzwonić. Mail ginie między fakturami. Lead czeka. Albo nie czeka – dzwoni w tym czasie do konkurencji.

A na koniec kto jest winny? Oczywiście marketing…

Dlatego zanim zadzwonisz do agencji zapamiętaj jedno.

Generowanie leadów bez przygotowania firmy na ich obsługę to przepalanie budżetu. Zanim wydasz pierwszą złotówkę na kampanię, sprawdź, czy jesteś gotowy na to, co się stanie, gdy ktoś faktycznie kliknie.

30 sekund na Twojej stronie

Użytkownik Kliknął w reklamę. Jest na stronie. Co widzi?

→ „Kompleksowe rozwiązania dla Twojego biznesu → „Indywidualne podejście do każdego klienta → „Najwyższa jakość usług

Tak wygląda większość stron firmowych. Słowa, które nic nie znaczą. Komunikaty, które pasują do zarówno do hydraulika, jak i do software house-u.

Człowiek, który kliknął w reklamę, prawdopodobnie kliknął też w trzy inne. Ma otwarte cztery karty w przeglądarce. Skanuje wzrokiem. Szuka odpowiedzi, sprawdza czy to jest to, czego szuka? Czym ta firma różni się od pozostałych? Co ma zrobić, żeby pójść dalej?

Jeśli w ciągu 30 sekund nie znajdzie odpowiedzi – zamyka kartę i więcej do niej nie wraca.

A jak to jest u Ciebie? Zrób prosty test: wejdź na swoją stronę, włącz stoper. Czy w pół minuty dowiesz się z niej, co sprzedajesz i komu? Albo żeby było bardziej wiarygodnie poproś o to kogoś znajomego, kto nie zna dobrze Twojej firmy. Niech wejdzie na Twoją stronę i w 30 sekund sprawdzi czego dowie się o Tobie i Twojej ofercie…

Albo zobacz te zdania:

Pomagamy firmom rosnąć → Zwiększamy liczbę zapytań ofertowych dla firm usługowych B2B

Profesjonalna obsługa → Odpowiadamy na każde zapytanie w ciągu godziny

Szeroka oferta → Szkolenia dla zespołów sprzedaży 5-15 osób

Widzisz różnicę? Po strzałce masz Konkret. To on zatrzymuje uwagę. 

Kto odbiera telefon?

Lead wypełnił formularz. Albo zadzwonił. Albo napisał maila. W dużej firmie trafia do działu sprzedaży. A tam jest CRM, są procedury, ktoś to ogarnia. A w małej?

Właściciel sam prowadzi sprzedaż, bo „nikt nie zrobi tego lepiej”. Jednocześnie obsługuje bieżące projekty, wystawia faktury, zarządza zespołem, jeździ na spotkania. Nowe zapytania? Ogarnia jak ma czas.

Albo inna sytuacja Formularz wpada na skrzynkę firmową. Tę samą, na którą przychodzą faktury, newslettery i spam. Ktoś ją przegląda raz dziennie, czasem rzadziej.

Telefon dzwoni, ale właściciel jest na spotkaniu – oddzwoni później – jeżeli nie zapomni, bo nie zawsze oddzwania na obce numery. A jeśli mail z zapytaniem przychodzi w piątek po południu – odpowiedź wychodzi w poniedziałek. Albo we wtorek. Albo w ogóle nie wychodzi…

To nigdy nie jest zły wola, ale prawie zawsze brak procesu.

Zanim uruchomisz kampanię, warto ustalić: kto konkretnie (imię i nazwisko) odpowiada za nowe zapytania? Jak się o nich dowiaduje – alert na telefon czy mail do przejrzenia wieczorem? Ile ma czasu na obsługę zapytania? I co się dzieje, gdy ta osoba jest chora, na urlopie, u klienta?

Nawet jeśli na początku właściciel firmy wpisuje w te pola wszędzie swoje nazwisko, to nie szkodzi. Firma jest gotowa do tego, żeby rosnąć, bo proces obsługi zapytania jest ustalony i zawsze taki sam, niezależnie od tego, kto się nim finalnie zajmuje.

Pięć minut, które zmieniają wszystko

Badania MIT i InsideSales, do dziś cytowane w branżowych zestawieniach speed-to-lead, pokazują że kontakt w ciągu 5 minut od zapytania daje 21-krotnie większą szansę na zakwalifikowanie leada niż kontakt po 30 minutach. Harvard Business Review przeanalizował 2,24 miliona zapytań. Firmy, które odpowiadały w ciągu godziny, miały 7 razy większą szansę na kwalifikację niż te, które czekały dłużej. Odpowiedź po 24 godzinach? 60 razy mniejsza szansa niż reakcja w pierwszej godzinie.

A polska rzeczywistość?

Według badania CallPage średni czas odpowiedzi w firmach usługowych to 2-3 godziny. W nieruchomościach – często ponad 5 godzin. I to tylko spośród firm, które w ogóle odpowiadają – bo połowa nie odpowiada wcale.

Dlaczego czas ma takie znaczenie? Klient, który szuka rozwiązania, szuka go teraz. Wysłał zapytanie do Ciebie i do konkurencji. Kto zadzwoni pierwszy, ten prowadzi rozmowę. Nie dlatego, że jest lepszy, ale dlatego, że w ogóle jest.

Co z tego wynika dla firmy?

Warto określić maksymalny czas reakcji – konkretny, a nie brzmiący „jak najszybciej”. Ustawić powiadomienia tak, żeby zapytanie nie czekało do wieczornego przeglądu skrzynki. I co jakiś czas sprawdzać, ile czasu realnie mija od momentu, gdy lead wpada, do pierwszego kontaktu z klientem.

Pierwsza rozmowa

Lead przyszedł Ty szybko się z nim skontaktowałeś. Jak dotąd idzie ci świetnie. Ale ta rozmowa może pójść w różne strony.

Jedna wersja: Dzień dobry, dzwonię w sprawie zapytania, mamy bardzo dobrą ofertę, mogę wysłać cennik, mamy teraz promocję, kiedy możemy się spotkać? Klient jeszcze nie wie, czy chce rozmawiać, a już jest zasypywany.

Inna wersja: Jaki budżet? Na kiedy? Ile osób w firmie? Jaki obrót roczny? Seria pytań bez kontekstu. To jest przesłuchanie, nie rozmowa.

A można inaczej.

Dzień dobry, widzę że wypełnił Pan formularz dotyczący [temat]. Chciałem dopytać – czego konkretnie Pan szuka?

I słuchać.

Pierwszy kontakt służy jednemu: ustalić, czy jest o czym dalej rozmawiać.

Na prezentację oferty, a tym bardziej zamknięcie sprzedaży czas przyjdzie później. Pierwsza rozmowa ma służyć zrozumieniu, czy ten człowiek ma problem, na który mam rozwiązanie.

Nie każdy lead, to dobry lead

I tak przechodzimy do kolejnego punktu naszego rozważania. Ktoś wypełnił formularz, bo szukał darmowego poradnika. Ktoś pomylił firmy. Ktoś ma budżet pięć razy mniejszy niż minimalna wartość projektu. Ktoś „się rozgląda”, ale nie planuje niczego kupować przez najbliższy rok. Ktoś potrzebuje kontroferty dla swojego szefa, ale wybrał już inne rozwiązanie.

Wysyłanie każdemu z nich szczegółowej oferty, umawianie spotkań, przygotowywanie wycen – to godziny, które można by poświęcić na klientów faktycznie zainteresowanych naszą usługą.

Kwalifikacja leada to kilka pytań, które pozwalają zaoszczędzić masę czasu i pieniędzy oraz pomagają ocenić, czy warto iść dalej.

Jaki problem próbujesz rozwiązać? – bo może to z czym przychodzi klient to ogóle nie jest coś, w czym pomagasz.

Co do tej pory robiłeś w tym temacie? – czasem klient próbował już trzech rozwiązań i szuka kolejnego. Czasem nie robił nic i oczekuje magii. To zmienia perspektywę.

Na kiedy potrzebujesz efektów? – Jeśli ktoś potrzebuje „na wczoraj”, a projekt realnie wymaga trzech miesięcy – lepiej powiedzieć to od razu.

Kto podejmuje decyzję? – Rozmawiam z właścicielem czy z kimś, kto „rozpoznaje temat i przekaże go dalej”?

O budżecie też warto porozmawiać – nie żeby oceniać, ale żeby sprawdzić czy usługa w ogóle mieści się w oczekiwaniach klienta.

Po rozmowie kwalifikacyjnej mam odpowiedzieć sobie na pytanie: czy ten lead pasuje do mojej oferty? Jeśli nie – lepiej podziękować i nie ciągnąć tematu. Z szacunku do czasu i klienta, i swojego.

Co po rozmowie?

Lead jest zakwalifikowany. Co dalej?

rozmowa → notatka → następny krok → follow-up

Powyższy schemat wygląda banalnie prosto, ale według danych branżowych 48% sprzedawców nigdy nie wykonuje follow-upu. Czekają aż klient sam się namyśli i do nich wróci. 

Do tego żeby dobrze przeprowadzić ten etap potrzebne Ci są:

Notatka – co klient powiedział? Jaki ma problem? Czego oczekuje? Kiedy chce decydować? Nie ma to być esej, ale dosłownie 5-6 zdań. W CRM-ie, w arkuszu, gdziekolwiek jest Ci wygodnie i wiesz, że do tego wrócisz – byle to nie zostało tylko w Twojej głowie.

Następny krok – „odezwę się” to nie jest następny krok. „Wyślę ofertę do środy do 12:00” – to nim jest. Ma to być coś konkretnego, z terminem.

Follow-up – wysłałeś ofertę, minęły trzy dni, cisza. Co robisz. Czekasz? Nie. Dzwonisz. „Czy miał Pan okazję przejrzeć?” – to nie jest nachalność. tylko normalny element procesu sprzedaży.

Lead, który nie dostanie follow-upu, często po prostu o nas zapomina. Nie dlatego, że mu nie zależy, tylko dlatego, że ma swoje sprawy, a Twoja oferta leży gdzieś w skrzynce między dwudziestoma innymi mailami.

Dlatego zanim włączysz kampanię

Zapisz sobie ten artykuł i sprawdzaj regularnie czy Twoja firma jest gotowa na obsługę leadów

Poniżej wersja skrócona – punkty na które zwróć uwagę:

• Strona – czy w 30 sekund wiadomo, co robię i dla kogo?
• Osoba odpowiedzialna – kto konkretnie łapie nowe zapytania? Jak się o nich dowiaduje?
• Czas reakcji – ile realnie mija od zapytania do kontaktu? Czy to jest mierzone?
• Pierwsza rozmowa – czy wiem, o co pytać? Czy mam schemat kwalifikacji?
• Po rozmowie – gdzie zapisuję notatki? Jak ustalam następny krok? Kiedy robię follow-up?
• Pomiar – czy wiem, ile leadów wpływa i ile z nich zamienia się w rozmowy, a ile w klientów?

Jeśli są tu puste miejsca – warto je uzupełnić przed wydaniem budżetu na generowanie leadów.

Generowanie leadów nie zaczyna się od kampanii

Zaczyna się od przygotowania firmy na to, co kampania wygeneruje. Marketing przyprowadza ludzi pod drzwi. Ale ktoś musi je otworzyć, zaprosić do środka, poprowadzić rozmowę. Bez tego – płacisz za kliknięcia, które nie zamieniają się w sprzedaż.

Jeśli nie masz pewności, czy firma jest gotowa – mogę na to spojrzeć z boku. Pomagam właścicielom małych firm układać takie procesy, zanim zaczną wydawać pieniądze na kampanie. Czasem okazuje się, że zmiana jednego elementu – strona, czas reakcji, follow-up – zmienia skuteczność działań, które już robią.

Umów się na krótką rozmowę. Sprawdzimy, na jakim etapie jesteś.