Getting Things Done – skuteczna metoda na ogarnięcie kalendarza

Praca na etacie, prowadzenie własnej firmy, czas na życie rodzinne, treningi i odpoczynek. Dużo tego. Dlatego, żeby nie nawalić w żadnej z dziedzin konieczne jest odpowiednie planowanie. Inaczej prędzej czy później coś się na pewno wykolei. Do tej pory testowałem całą masę narzędzi i technik, jednak od kilku lat najbardziej sprawdza się w moim przypadku działanie oparte na metodologii Getting Things Done wymyślonej i opisanej przez Davida Allena.

Jak działa ta metoda? W wielkim skrócie: celem Getting Things Done jest zwolnienie umysłu od konieczności pamiętania o wszystkim, a jednocześnie zapanowanie nad zobowiązaniami jakie posiadamy. Pracowanie w systemie GTD składa się z kilku etapów: 

  • Kolekcjonowanie
  • Analiza
  • Porządkowanie
  • Przegląd
  • Realizacja

Co się pod tym kryje?

Kolekcjonowanie – zbierasz w jednym miejscu – Allen to miejsce nazywa inboxem – wszystkie sprawy i zadania, które musisz wykonać. Może to być kuweta na biurku na drukowane materiały, aplikacja do zarządzania zadaniami, skrzynka odbiorcza w programie pocztowym – cokolwiek jest dla Ciebie wygodne. I w tym miejscu zbierasz wszystko, co zalega w Twojej głowie. Telefony do wykonania, rzeczy do zrobienia, rzeczy do kupienia, spotkania, o których trzeba pamiętać i co tam jeszcze się przypomni. Wyrzucasz z głowy wszystko co się tylko da.

Analiza – W regularnych odstępach czasu, np. raz dziennie, raz w tygodniu, przeglądasz inbox. Ważne – zajmujesz się jedną rzeczą naraz. Nad każdą sprawą, która wylądowała w inboxie się pochylasz i odpowiadasz na szybkie pytanie. Czy ta sprawa wymaga mojego zaangażowania? Jeśli nie – ląduje w archiwum, na liście „kiedyś / może” lub w koszu i o niej zapominasz. Jeśli tak, decydujesz czy to na pewno zadanie dla Ciebie. I albo delegujesz, albo – jeśli zrobienie tego wymaga mniej niż 2 minuty – robisz to od razu, po czym sprawa ląduje w archiwum i o niej zapominasz, albo  odkładasz do kalendarza lub listy zadań z odpowiednim oznaczeniem czasu, miejsca i kontekstu w jakim do tego wrócisz.

Porządkowanie – niejako kolejny etap analizy. Zadania, które zdecydujesz, że musisz jakoś zaplanować i wykonać segregujesz – albo wrzucasz do kalendarza. Jeśli wymagają wykonania w ściśle określonym czasie, albo do miejsca, w którym prowadzisz swoje projekty – u mnie bardzo długo było to Todoist, odkryciem 2021 roku jest narzędzie ClickUp. David Allen w metodzie Getting Things Done sugeruje konteksty np. „w domu”, „w biurze”, „w samochodzie”, „przy komputerze” itp. W ten sposób niezależnie od sytuacji zawsze możesz coś zrobić, a także eliminujesz w swoim dniu tzw. puste przebiegi. I np. jak jedziesz samochodem, to w tym czasie obdzwaniasz po kolej osoby, do których masz zanotowane, żeby zadzwonić.

Przegląd – David Allen w książce „Getting Things Done” sugeruje przynajmniej raz w tygodniu gruntowny przegląd kalendarza i wszystkich projektów, żeby upewnić się, że wszystkie dane są aktualne i zadania prowadzą w odpowiednim kierunku do realizacji celu.

Realizacja – Czyli po prostu sięganie do zadań – w zależności od kontekstu i wykonywanie ich. Jedno na raz.

I jeszcze na koniec słowo wyjaśnienia. Wg Davida Allena i metody Getting Things Done zadanie to jest pojedyncza czynność jaką mamy do wykonania. Jeśli zrobienie czegoś wymaga większej ilości kroków – to w definicji Allena, to jest już projekt. Na przykład: jeśli masz do zrobienia jakiś raport, to to będzie projekt, a zadaniami w tym projekcie będą: znaleźć dane, spytać o niezbędne informację osobę X, przeanalizować wyniki, ułożyć prezentację, itp.

Tyle teorii. Jak to się sprawdza w praktyce? 

Nie ma co kropka w kropkę stosować metody opisanej w książce. Najlepiej jest potraktować ją jako punkt wyjścia i krok po kroku usprawniać tworząc swój własny sposób na planowanie. W tym miejscu pozwól, że zaprezentuję kilka „tipów” pozwalających rozsądnie panować nad wszystkim, co jest do zrobienia.

Przede wszystkim – na początek w kalendarzu rezerwuję całe bloki czasu na różne działania. Dzięki temu już z góry mam określone ramy kiedy czym się będę zajmował w kolejnym tygodniu. Warto jednak planować max 80% kalendarza, bo zawsze coś może w międzyczasie się zadziać i jakieś spotkanie zostanie przełożone, odwołane, albo pojawi się pilny temat. Ta odrobina przestrzeni na niespodziewane bardzo ułatwia potem zarządzanie czasem. I tutaj protip dla zapracowanych. Choć to może wydać się dziwne, takie rzeczy jak treningi polecam zapisywać w kalendarzu w pierwszej kolejności. Wtedy będziesz mieć pewność, że je wykonasz. Jeśli zaczniesz planować od pracy i klientów, często potem okazuje się, że nie będziesz mieć czasu nawet na jeden trening. Nie mówiąc już nawet o np. 3.

Gdy już wiem ile mam czasu na poszczególne aktywności danego dnia, układam do nich zadania. Pomaga w tym mierzenie czasu. Dzięki temu mniej więcej wiem ile zajmują poszczególne aktywności i każda kolejna estymacja jest bardziej dokładna od poprzedniej. Takie planowanie sprawia, że jeśli mam zarezerwowaną danego dnia na przykład tylko jedną godzinę wieczorem na tematy związane z blogiem, to nie biorę się wtedy za pisanie nowego wpisu. W ten blok czasu „wkładam” zadania, które jestem w stanie wykonać w tym okienku w całości.

Jeśli pracuję nad czymś wyjątkowo ważnym albo wymagającym skupienia, wyłączam program pocztowy oraz wyciszam telefon – piszę to przed aktualizacją iPhone do iOS15, która ma wprowadzić m.in. tryb skupienia, być może potem będzie inaczej. Jednocześnie wyznaję zasadę, że nie ma takiego maila, na którego nie można odpowiedzieć za kilka godzin. Na smartfonie zarówno mail, jak i komunikatory oraz wszystkie aplikacje social media mają polokowane powiadomienia. Z początku to było dziwne, ale z perspektywy uważam za dobre dla produktywności. W te miejsca wchodzę wtedy, gdy mam na to czas, a nie gdy jakieś powiadomienie się wybije na smartfonie. Dodatkowo przeczytane maile rozsiewam po folderach oraz namiętnie korzystam z opcji „snooze” w programie pocztowym jeśli wiadomość wymaga reakcji w jakimś określonym czasie. Dzięki temu w skrzynce jest tylko to, co w danym momencie istotne w kontekście realizowanych zadań.

Wszystkie duże rzeczy, nad którymi pracuję otrzymują w narzędziu (obecnie ClickUp) specjalną listę nazwaną zadaniem, które które jest do zrobienia (np. Napisanie planu komunikacji dla klienta) i na tej liście rozpisuję w możliwie jak najmniejszych krokach co jest do zrobienia, aby to zadanie wykonać. Dzięki temu – mówiąc językiem Briana Tracy – łatwiej jest „zjeść tę żabę”. Dzięki metodzie małych kroków z każdym wykonanym zadaniem widać progres i to, jak przybliża się cel.

Regularnie – raz w tygodniu przeglądam wszystkie projekty i aktualizuję listę zadań oraz projektów na kolejny okres. W ten sposób, gdy jestem w pracy nie zastanawiam się nad tym, co by tu teraz zrobić, tylko sięgam po kolejne zadanie z listy i działam.

Raz na kwartał przeglądam cele roczne jakie zapisałem na początku roku i sprawdzam czy jestem na odpowiednim kursie do ich realizacji.

Jak mawia klasyk – „u mnie działa” 🙂

David Allen - Getting Things Done

Zanim wypróbujesz metodologię GTD, polecam przeczytanie książki Davida Allena „Getting Things Done”. Jeśli ten pomysł na organizowanie czasu Ci się spodobał – podziel się nim ze znajomymi w mediach społecznościowych. Jeśli masz inny – daj znać w komentarzu, może pojawi się z tego jakieś usprawnienie do obecnego systemu.

Obrazek wyróżniający: Daniel Schmieder z Pixabay